Бизнес в нашей стране похож на поездку на американских горках. В последние пять лет эти горки становятся все круче и круче. Скучать некогда: ограничения, вызванные пандемией COVID-19, изменения условий работы с зарубежными рынками и отключение SWIFT-переводов, отъезд за границу сотрудников в ответ на частичную мобилизацию. Преодолевать новые вызовы рынка компаниям помогает грамотно выстроенная работа с управленческой отчетностью. С ее помощью собственники действуют, опираясь на факты, а не интуицию. 

Как происходит составление управленческой отчетности, всем ли она нужна и как грамотно ее составить, чтобы бизнес рос? Мы встретились с Анастасией Кисловой, тимлидом Corplan – платформы для малого и среднего бизнеса, и выяснили как заставить бизнес работать эффективнее. 

Анастасия, управленческий учет – очень широкое понятие, на практике чуть ли не в каждой компании его определяют по-разному. Объясни в чем суть?

Хороший вопрос, сегодня на рынке нет единого определения или унифицированного стандарта управленческого учета. Это серьезно отличает его, например, от бухгалтерского, который стандартизирован даже на законодательном уровне.

Я понимаю под управленческим учетом, в первую очередь, систему сбора, обработки и интерпретации всей финансовой информации в компании. Если эта система выстроена корректно, руководителю проще принимать обоснованные решения.

Проще говоря, управленческий учет – это системный подход в работе с данными, который делает бизнес прогнозируемым и управляемым.

В чем главное отличие управленческого от бухгалтерского учета? Разве недостаточно только второго, особенно если учесть, что он стандартизирован? 

Отсутствие стандартов для управленческой отчетности – и есть главное отличие. Так как общих правил нет, бизнес может устанавливать их, исходя из своих потребностей, особенностей, а иногда и уникальных запросов со стороны руководства. Именно поэтому управленческий учет разнится от компании к компании.

Анализ финансового состояния бухгалтерской отчетности проверяется контролирующими органами (например, налоговой), законами и нормативными актами, а иногда даже получателями таких отчетов.

Допустим, компания хочет привлечь дополнительные инвестиции, бухгалтер может подбить цифры, сделав их привлекательнее для инвестора.

Управленческая отчетность компании готовится для владельца бизнеса. Цель отчета – показать наиболее достоверно состояние бизнеса для принятия эффективных решений и, как результат, роста прибыли.

Данные могут собираться без привязки к правилам бухгалтерии, например, в расходах учитываются все фактические траты, даже те, по которым нет подтверждающих документов. В бухучете это сделать просто невозможно.

Кроме этого, управленческий учет направлен на решение конкретных задач. Причем, чем сложнее задача, тем больше факторов важно учитывать. Вот примеры задач:  

• Что и как влияет на финансовую модель бизнеса и за счет чего ее можно оптимизировать? 
• Понять, что эффективней: сменить поставщика или увеличить партию при закупке и сэкономить на логистике?   
• Как повысить прибыль: инвестировав в запуск нового продукта или увеличив расходы на продвижение уже имеющегося?  

Выглядит так, будто управленческий отчет нужен любому бизнесу! 

Не совсем так. Представьте небольшую компанию с годовым оборотом около 10 млн. рублей. В штате есть наемные сотрудники, их не больше 5 человек. В бизнесе такого масштаба собственник точно знает, что делает каждый из его подчиненных, как взаимодействует с коллегами, на какие процессы влияет. Если работа идет только по предоплате, нет ни долгов, ни кредитов, то книга учета доходов и расходов может быть реализована в простой табличке в Excel. В нее вносятся выданные подчиненным авансы, взаиморасчеты с поставщиками и другая подобная информация. 

Собственнику комфортно, планов роста бизнеса он не строит. Табличка Excel показывает картину в целом, и ему этой информации хватает для принятия решений. Оборот у бизнеса небольшой, а значит, любая управленческая ошибка не станет для бизнеса роковой.

А теперь представьте, что бизнес пошел в гору. Растут обороты, поставщиков становится больше, работа ведется от нескольких юрлиц, увеличивается и штат. Управлять командой в 5 человек и в 155 – большая разница!
Простой «эксельки» становится недостаточно, появляются связанные таблицы, причем, за информацию в разных таблицах отвечают разные сотрудники из разных отделов. Чтобы собрать информацию и свести ее воедино, требуется уйма времени! А если слетела формула или кто-то случайно внес не ту цифру, план фактный анализ расходится, иногда существенно, на поиск ошибки уходят часы. Банальный человеческий фактор.

Принимать решения, опираясь на такие данные, уверенно нельзя. Бизнес начинает двигаться «на ощущениях». Это и есть тот момент, когда руководители задумываются об автоматизации и начинают искать профессиональные инструменты, в надежде победить хаос, нарастающий пропорционально росту компании. Такие инструменты, с помощью которых управленческий учет и финансовая аналитика компании, вновь станут управляемыми. 

Как бизнесу подготовиться к внедрению профессиональной системы учета? 

На старте построения системы управленческого учета важно внедрить ясный и понятный процесс сбора финансовой информации о текущем состоянии дел. В работе я часто сталкивалась с тем, что владельцы не всегда понимают какие отчеты им необходимы. Для таких предпринимателей хорошим началом станет формирование отчета о движении денежных средств – он показывает, как деньги распределяются по счетам.Отчет ДДС (иначе его еще называют cash flow) отображает все операции прихода и расхода, но не по принципу банковской выписки, а по статьям. 

По сути, отчет о движении денежных средств точно и ясно отвечает на вопрос «где деньги?». Сколько было получено, на что потрачено и сколько осталось.

То есть автоматизация ДДС ответит на большинство финансовых вопросов бизнеса?

Скорее поможет наладить регулярный процесс сбора финансовой информации. Но ее не всегда достаточно, чтобы сделать выводы об эффективности компании. Например, ваша компания занимается производством мебели. В линейке 10 видов продукции, собираемой из разных материалов. Какие-то материалы нужны для выпуска всего ассортимента, какие-то только для части продукции. Какие-то материалы вы закупили на три месяца вперед, а другие всего на месяц – поставщик рядом, цена не зависит от объема заказа, а складские площади ограничены. Часть мебели вы делали под заказ, и она будет продана в том же месяце, что была изготовлена. Другую часть клиенты выкупят через два месяца, есть и продукция, изготовленная с запасом, вы не знаете, когда она продастся. 

ДДС покажет доходы и расходы по факту, в день совершения операции, он не даст понимания об эффективности вашего производства. Для этого нужно понять, сколько единиц товара в месяц выпускает ваш цех, из чего складывается себестоимость товара и какой доход будет получен от его реализации.  

Это уже совсем другая финансовая модель, чтобы рассчитать ее, проанализировать и спланировать дальнейшие действия нужен баланс отчет о прибылях и убытках (как его называют в некоторых компаниях ОПиУ или P&L).

Эти два отчета, ДДС и ОПиУ, составляют основу управленческого учета.Позже можно добавить планирование и план-факт анализ.   

Но ведь эту отчетность можно вести в простом и условно бесплатном Excel. Зачем, кому и когда становятся нужны аналитические платформы? 

Когда компании только начинают собирать управленческую отчетность, практически в 100 случаях из 100, они делают это в таблицах Excel. Это вполне удобный инструмент, пока денежных операций немного, а строки в табличке исчисляются десятками или сотнями. Но на больших объемах данных вручную заполнять таблицы – задача не из простых. Возникают трудности даже с ежемесячным копирование громоздких отчетов, увеличивается время их заполнения, в данных плодятся ошибки. В результате, отчеты становятся попросту неточными. 

В нарастающем хаосе отчетов не получается увидеть корректные показатели, а значит и вовремя принять верное решение. Дать адекватные оценки бизнеса становится невозможно, неверные тактические решения вполне могут обернуться убытками или кассовыми разрывами.  

Специализированные решения, такие как Corplan, лишены этих недостатков, и делают ведение управленческого учета быстрым, простым и понятным процессом. Отчеты на платформе формируются в режиме реального времени и позволяют оценить состояние компании в любой момент.

Если этот процесс налажен, а выбранный инструмент простой и удобный в использовании, то расчет финансовой модели бизнеса, оценка его эффективности, поиск оптимальных решений переходят из разряда предположений, догадок и тушения пожаров в прозрачный, понятный процесс, основанный на достоверных данных. 

Corplan требует индивидуальной «настройки» под бизнес клиента. Такой подход ближе к компаниям уровня enterprise? 

«Корплан» входит в группу компаний «Оптимакрос». Наша материнская компания продвигает одноименный продукт как раз в enterprise-сегменте, там есть серьезный опыт работы с лидерами индустрий и сложнейшие, дорогие проекты. 

«Корплан» фокусируется на малом и среднем бизнесе. Идея продукта родилась из желания сделать доступными лучшие практики из опыта крупного бизнеса и для менее крупных игроков рынка. В основе платформы Corplan, также как и в Optimacros, лежит принцип работы с OLAP-кубами – многомерными массивами данных. Но функционал и цена у Corplan скромнее, так как и задачи, которые он решает не такие масштабные. К примеру, нет риск менеджмента или Drill-Down  отчетов – такое углубление в данные предполагает очень большие массивы даты для анализа, которых пока еще просто нет у среднего или, тем более, малого бизнеса. 

«Настройка», или как мы ее называем – сборка модели, позволяет брать только необходимый функционал из всей палитры возможностей, и постепенно наращивать его по мере развития бизнеса и изменения его потребностей. Любой наш проект начинается с консалтинга или бизнес-анализа. Как я уже говорила, наши клиенты не всегда понимают какие отчеты для них сейчас избыточны, а какие точно нужно начать вести. Вместе с собственником, мы смотрим на текущие бизнес-процессы, фиксируем проблемные точки и разбираемся, какой аналитики не хватает, чтобы понять, как их устранить. На основе этой информации, мы собираем на Corplan модель – тот самый конечный продукт, которым и будут пользоваться в компании клиента. 

Это и есть та самая «настройка» платформы, которая позволяет получить ровно то решение, которое будет оптимальным. Для компаний из малого и среднего бизнеса этап консалтинга и моделирования занимает около трех недель. Изменятся процессы, модель можно доработать. 

Назови пять основных преимуществ платформы?  

Сейчас я веду в Corplan всю финансовую отчетность нашей команды, поэтому для меня преимущества платформы – не просто набор слов, а функционал, который на практике сильно упрощает мою работу как руководителя: 

• Во-первых, это готовые формулы (по логике очень похожие на Excel, так что переход на них, можно сказать, бесшовный).
• Во-вторых, простота внесения изменений.
• Третье – возможность автоматической конвертации ДДС в отчет о прибылях и убытках и наоборот. Очень удобно для аналитики.
• Четвертое, дашборды, наглядно демонстрирующие ключевые показатели. Мне достаточно пары минут, чтобы оценить текущее состояние всего нашего бизнес-юнита. 
• И, пожалуй, автоматическое распределение доходов и расходов по временным интервалам.

Еще один момент, который для нас не особо важен, но для читателей, думаю, будет интересен – это интеграция с 1С, с возможностью автоматической загрузки и распределения по статьям. 

Раньше, до знакомства с платформами семейства Optimacros, у меня был опыт ведения отчетности в простой «эксельке», поверьте, это другой мир! Попробовав лучший инструмент, вы поразитесь насколько быстро можно работать с финотчетностью. «Да ладно! Так можно было?», – говорила я, и жалела, что не узнала о платформе раньше. 

Переход на хороший инструмент для учета и аналитики помогает компаниям победить управленческий хаос (особенно в фазе роста), лучше понимать процессы и быстрее растить прибыль.