Вести бизнес без контроля и учёта денежных средств — всё равно что блуждать по лесу с завязанными глазами. Важно понимать, какими деньгами располагает предприятие: это покажет владельцу, достойную ли прибыль приносит дело, есть ли куда расти, будут ли сотрудники получать зарплату без задержек или придётся выплачивать её из собственного кармана.

Распоряжаться средствами грамотно помогает ведение БДР и БДДС. Эти инструменты просты в использовании — нужно лишь разобраться, для чего служит каждый из них.

В статье расскажем, чем отличается БДДС от БДР, простыми словами и охарактеризуем каждый инструмент.

Что такое БДДС

У непонятной с виду аббревиатуры простая расшифровка: БДДС — это бюджет движения денежных средств. Как правило, вести его обычно начинают в таблице Excel. 

Таблица ДДС всегда должна быть под рукой — туда заносятся все деньги, которые приходят в компанию и уходят из неё: выплаты от клиентов, траты на материалы, зарплата сотрудникам, кредиты, если их пришлось взять. 

Кому-то покажется, что можно обойтись и без строгого контроля, но это не так: если в конкретном месяце вы не рассчитали расходы, ДДС покажет, что намечается кассовый разрыв. Значит, в определённый период компания будет неплатёжеспособна.

Например: по плану в мае ожидается поступление 120 тысяч рублей. На счету был остаток — ещё 50 тысяч, итого 170. Но выплатить нужно 200. То есть надо срочно придумать выход из положения, иначе компания останется в минусе.

С этим можно разобраться: допустим, обсудить условия доставки материалов с поставщиками, взять отсрочку по оплате или кредит. Имеет смысл проверить, нет ли задолженностей у текущих клиентов. Но без таблицы отсутствие средств застанет врасплох.

Проще говоря, БДДС показывает, насколько эффективно бизнес распоряжается деньгами.

Что представляет собой БДР

БДР — это бюджет доходов и расходов. Его тоже ведут в табличке, но с иным расчётом: он показывает, достигает ли компания поставленных целей, 

Отчётность БДР помогает бизнесу планировать чистую прибыль. Когда заносите в таблицу плановые и фактические доходы и расходы, всегда ясно видно, насколько эффективно дело. От месяца к месяцу руководство может сопоставлять данные и масштабироваться с их учётом.

При составлении бюджета доходов и расходов учитываются продажи товаров, плата за оказанные предприятием услуги, выплаты по кредитам — если бизнес планирует их брать, гранты/субсидии.

Например: компания хочет зарабатывать 20 миллионов чистой прибыли в год. Тогда она вносит в БДР все плановые ежемесячные расходы, чтобы увидеть, сколько тратит денег и сколько нужно зарабатывать, чтобы достичь заветной суммы. Но по факту, допустим, реальной прибыли вышло 16 миллионов. Это близко — но сразу ясно, что предприятию есть над чем поработать.

БДР наглядно показывает, как меняется финансовое состояние компании в течение года. 

Различия БДР и БДДС

На первый взгляд кому-то может показаться, что эти отчёты очень похожи — однако на деле у них немало различий. 

Цели

Мы говорили об этом чуть выше: БДДС составляется, чтобы можно было контролировать денежные потоки компании и видеть, насколько она платёжеспособна. БДР же помогает достичь цели по прибыли.

Методы

ДДС ведётся кассовым методом: то есть деньги туда вносятся именно в момент, когда компания их получает. БДР — методом начисления: здесь важно, например, в какой месяц был заключен акт купли-продажи товара на определённую сумму.

Например, если вы закупили у кого-то товар на 500 тысяч рублей, но перечисляете 250 в январе и 250 в феврале, в отчётность БДР эта сделка будет вписана в январе: именно тогда появились обязательства. А вот в БДДС эти средства будут зафиксированы иначе: 250 тысяч в первый месяц, 250 во второй.

НДС

В БДДС все поступления и списания денежных средств обязательно записываются с учётом НДС. В БДР налоги тоже фиксируются, но отдельной строкой, а в разделы «план» и «факт» обычно идут чистые суммы.

Детализация

Как правило, статьи доходов и расходов в БДР расписаны максимально подробно. В БДДС можно обходиться без мелких деталей — там в конце концов имеет значение, платёжеспособна ли компания.

Обязательно ли ведение БДР и БДДС?

Да. По неопытности компания может игнорировать оба этих инструмента — и совершит большую ошибку, которая грозит серьёзными проблемами с финансами.

Что будет, если не вести отчётности:

• могут возникнуть задолженности. Если без БДДС компания не видела, что намечается кассовый разрыв, руководству придётся выплачивать деньги всему штату из собственного кармана — возможно, даже не один месяц. Тогда придётся идти за огромным кредитом, а потом, чтобы закрыть этот, ещё за одним. Долг будет расти как снежный ком;
• компания может прогореть. Одно дело, когда человек, не вникая в бюджет, просто думает: «Мы маловато заработали в этом месяце», — и совсем другое, когда он смотрит на отчётность и понимает, что бизнес ушёл в минус. На ранних этапах, заметив, что прибыль получается небольшая, предприятие обычно успевает принять меры. Но можно упустить этот момент;
• может обнаружиться, что план развития компании не совпадает с реальностью. Отчётности помогают увидеть реальные возможности бизнеса — и зоны роста.

Как внедрить управленческую отчётность

Вести БДР и БДДС не так сложно, но начинают работу с отчётностью далеко не с создания двух таблиц в Excel. Алексей Шумаков, эксперт Corplan, выделяет несколько этапов её внедрения:

1. сначала нужно сформировать учётную политику, то есть обозначить принципы работы с аналитикой;
2. затем начинаем процесс отражения данных в учёте. Этим занимается бухгалтерия;
3. следующий этап — разработка отчётных форм. Прежде чем начать работу с данными, имеет смысл решить, в каком виде они должны быть представлены;
4. потом рассчитываем разные метрики/KPI на основе учётных данных. Это делается по методологии, которая зафиксирована в учётной политике;
5. теперь можно извлекать данные из системы, группировать и выводить в отчёты.

Легче всего делать это, конечно, с помощью Corplan: если платформа получила данные из 1С, отчётность сформируется за считанные минуты. Такая скорость поможет быстрее оценить финансовую ситуацию в компании и принять обоснованные управленческие решения.